Chaque semaine, les boulangers-pâtissiers passent des commandes de matières premières : farine, beurre, chocolat, levure, fruits secs, emballages…
Une tâche essentielle, mais souvent chronophage et stressante. Entre les ruptures, les oublis et les doublons, la gestion des achats peut vite devenir un casse-tête.
La plupart du temps, ces commandes se font dans l’urgence, par téléphone ou par e-mail, sans véritable planification. Résultat : un manque de visibilité, des stocks mal ajustés, et parfois du gaspillage ou de la trésorerie immobilisée.
C’est précisément pour simplifier cette étape qu’Otami a développé une solution de gestion achats dédiée aux boulangers et pâtissiers.
Objectif : automatiser, planifier et centraliser les commandes pour gagner du temps, réduire les erreurs et piloter plus sereinement votre production.
Les achats : un enjeu stratégique sous-estimé
Les matières premières représentent souvent jusqu’à 30 % du chiffre d’affaires d’une boulangerie-pâtisserie. Pourtant, leur gestion reste bien souvent artisanale : on commande « à l’œil », selon les stocks visibles, les habitudes ou les urgences.
Cette méthode fonctionne… jusqu’au jour où elle génère des pertes :
- Une commande passée trop tard entraîne une rupture, donc des produits manquants en vitrine.
- Une commande doublée crée du surstock, du gaspillage, voire des matières perdues.
- Une commande trop importante bloque inutilement de la trésorerie.
Ces petits écarts finissent par impacter la marge globale et la sérénité du quotidien.
En réalité, mieux acheter, c’est mieux produire : anticiper ses besoins, centraliser ses commandes et suivre ses dépenses, c’est autant de leviers pour gagner en efficacité et en rentabilité.
Une solution comme Otami permet justement de transformer cette contrainte hebdomadaire en un processus fluide et fiable, parfaitement adapté aux réalités du métier.
Les limites d’une gestion manuelle ou instinctive
Dans beaucoup de boulangeries, les commandes sont encore passées par téléphone, SMS, ou via des e-mails non centralisés.
Chacun note sur un carnet ou sur un tableau blanc ce qu’il faut commander — parfois un apprenti, parfois le chef, parfois les deux.
Résultat :
- des données éparpillées,
- des erreurs de communication,
- et aucune vue d’ensemble sur les achats.
Même lorsque des fichiers Excel existent, ils restent souvent partiels ou non mis à jour.
Les quantités commandées ne sont pas reliées aux consommations réelles, et l’équipe n’a pas accès à une vision consolidée des besoins.
Cette méthode “au feeling” peut convenir à une petite structure, mais elle atteint vite ses limites dès qu’il faut gérer plusieurs fournisseurs, des équipes en rotation ou une production qui évolue selon la saison.
Avec Otami, la gestion des achats passe d’un fonctionnement intuitif à un pilotage maîtrisé, sans complexité technique ni perte de temps.
La solution : une gestion achats centralisée et automatisée
Otami permet de centraliser toutes vos commandes fournisseurs dans un seul espace.
L’objectif : gagner du temps, éviter les erreurs et fluidifier la communication entre l’atelier et l’administration.
Comment ça fonctionne ?
- Cadencier de commandes intelligent : vos produits habituels sont enregistrés avec leurs fournisseurs et quantités types.
- Suggestions automatiques : la solution propose les quantités à commander selon vos historiques de consommation.
- Commandes directes depuis le fournil : vous validez en un clic depuis une tablette ou un mobile, sans avoir à retourner au bureau.
- Historique complet : chaque commande est tracée, archivée et consultable à tout moment.
Tout cela sans ressaisie ni transfert de documents : la solution se charge de tout centraliser.
Vous pouvez ainsi voir en un coup d’œil :
- ce qui a été commandé,
- ce qui est en attente de livraison,
- et ce qui a été réceptionné.
Cette vision globale met fin aux confusions et aux oublis.
Et surtout, elle permet de réduire considérablement le temps administratif consacré aux commandes.
Exemple concret :
Une boulangerie qui passait 5 commandes par semaine, réparties entre 4 fournisseurs, passait près de 10 heures par mois à gérer les échanges, confirmations et vérifications.
Avec Otami, ces 10 heures sont économisées. À 20 €/h, cela représente 2 400 € de valeur de temps gagnée par an — sans compter la réduction des erreurs de commande et du stress associé.
Découvrez aussi notre article sur le contrôle automatique des prix fournisseurs pour comprendre comment les données achats d’Otami aident à protéger vos marges.
Les bénéfices concrets pour votre boulangerie
Otami ne se limite pas à automatiser les commandes : il structure toute la gestion des achats pour apporter du confort et de la performance au quotidien.
Gain de temps immédiat
Les commandes récurrentes sont préremplies et planifiées.
Vous ne recommencez pas chaque semaine à zéro : tout est prêt, il suffit de valider.
Fiabilité et traçabilité
Chaque commande est enregistrée et horodatée.
Vous savez exactement ce qui a été commandé, quand, et à quel fournisseur.
En cas de litige ou d’erreur de livraison, vous disposez de la trace complète.
Zéro oubli, zéro doublon
L’outil identifie les produits déjà commandés et alerte en cas de doublon.
Finies les erreurs de communication entre collaborateurs ou les surstocks inutiles.
Réduction du gaspillage
Les commandes sont alignées sur les besoins réels : juste quantité, bon moment.
Moins de pertes, plus de rigueur, plus de durabilité.
Pilotage précis des dépenses
Otami donne une vision analytique par fournisseur, par ingrédient ou par famille de produits.
Vous visualisez vos principaux postes de dépense et pouvez anticiper vos besoins en trésorerie.
Sérénité et coordination
L’équipe entière travaille sur les mêmes informations.
Tout le monde sait ce qui a été commandé et ce qui reste à faire : un vrai gain de clarté et d’organisation.
Conclusion
Dans une boulangerie-pâtisserie, les achats sont un maillon invisible mais déterminant de la rentabilité.
Une commande passée au bon moment, dans la bonne quantité, c’est une marge protégée et un quotidien simplifié.
Avec Otami, vous centralisez vos fournisseurs, automatisez vos commandes et pilotez vos achats sans contrainte.
Plus de stress, plus d’oublis : chaque commande devient un réflexe maîtrisé.
Découvrez comment Otami vous aide à automatiser vos commandes et à simplifier la gestion de vos achats au quotidien dans le Guide complet du logiciel de gestion boulangerie-pâtisserie.
