Dans la majorité des boulangeries-pâtisseries, les factures fournisseurs sont transmises au comptable, qui se charge d’enregistrer les montants globaux, la TVA et la ventilation comptable. Ce travail indispensable permet d’assurer la conformité financière et fiscale.
Mais il existe un angle mort : le détail des lignes produits — ingrédients, formats, unités, prix au kilo — n’est pas exploité. Or, c’est précisément à ce niveau que se cachent les variations de prix et les pertes de marge.
Côté atelier, deux profils se distinguent :
- Certains artisans ne regardent quasiment jamais leurs factures ; ils savent que les prix bougent, mais n’ont ni le temps ni les outils pour les suivre.
- D’autres contrôlent ponctuellement : un coup d’œil sur une facture, une discussion avec le commercial… mais sans vision globale.
Résultat : les variations tarifaires passent souvent inaperçues, les opportunités de négociation se perdent, et les marges s’érodent peu à peu.
Une solution de gestion fournisseurs comme Otami change la donne : elle lit automatiquement les factures, centralise l’information utile au pilotage des achats et alerte en cas d’écart.
L’objectif ? Offrir au boulanger une visibilité immédiate sur ses prix, sans modifier son organisation ni alourdir son quotidien.
Rôle du comptable vs besoin de l’atelier
Le comptable joue un rôle essentiel : il saisit les montants globaux, ventile la TVA, et s’assure que chaque facture est correctement intégrée dans la comptabilité. Son objectif est clair : garantir la fiabilité financière et répondre aux obligations légales.
Mais cette approche comptable ne répond pas au besoin opérationnel du boulanger.
En pratique, aucune ligne produit n’est analysée : le comptable ne regarde pas si le beurre est passé de 7,90 € à 8,10 € le kilo, ni si la farine T65 a pris 5 %.
Ces détails, pourtant décisifs pour la rentabilité, n’apparaissent pas dans les exports comptables.
Du côté de l’atelier, l’enjeu est différent :
- Comprendre comment évoluent les prix des ingrédients clés.
- Identifier les variations récurrentes.
- Anticiper les hausses à venir.
Sans ces informations, le boulanger pilote à l’aveugle : il continue à produire, mais sans savoir si ses coûts d’achat augmentent doucement mois après mois.
Résultat : les marges sont grignotées, sans qu’il puisse le constater ou agir à temps.
Otami s’impose alors comme le complément naturel du comptable :
- La comptabilité garantit la conformité et la traçabilité.
- Otami apporte la vision métier, celle de l’atelier, orientée sur la rentabilité produit par produit.
C’est cette alliance qui permet enfin au dirigeant d’avoir une vision claire de ses achats : à la fois consolidée, automatisée et exploitable.
Les limites des PDFs et des contrôles ponctuels
Pendant des années, les artisans ont essayé de “faire avec les moyens du bord”.
Les factures arrivent par e-mail, parfois en papier, et finissent dans un dossier d’ordinateur ou une pochette de caisse.
Certains prennent le temps de les feuilleter de temps en temps, au fil des livraisons ou d’un trimestre. Mais cette lecture “au fil de l’eau” ne permet pas de détecter les évolutions de prix dans le temps.
D’autres artisans plus organisés ont tenté de suivre leurs achats sur Excel.
Mais soyons honnêtes : ce fichier, souvent lancé avec de bonnes intentions, finit rapidement obsolète.
Pourquoi ? Parce que :
- Il demande une mise à jour manuelle constante.
- Il ne s’actualise pas automatiquement à la réception de nouvelles factures.
- Il ne fournit aucune alerte en cas d’écart.
Résultat : le fichier devient un tableau d’intention plus qu’un véritable outil de gestion.
Et surtout, il ne permet pas d’avoir l’historique d’évolution des prix par produit, ni de repérer les tendances.
Un artisan peut constater une hausse ponctuelle, mais sans savoir si c’est une exception ou une tendance structurelle.
En d’autres termes, les PDF et les tableurs donnent l’illusion d’un suivi, mais aucune vision consolidée.
Il manque un outil capable de lire, regrouper et analyser automatiquement toutes ces données — pour passer d’un contrôle manuel à un pilotage intelligent.
La solution : lecture automatique et centralisation
C’est précisément ce que permet Otami : transformer la lecture des factures en un véritable levier de pilotage.
Chaque facture reçue par mail, en PDF ou même en photo, est automatiquement lue par la solution.
Otami identifie chaque ligne produit : ingrédient, quantité, unité de mesure, prix unitaire, fournisseur et date d’achat.
Ces informations sont ensuite centralisées dans un tableau de bord unique, accessible sur ordinateur, tablette ou mobile.
En un coup d’œil, l’artisan peut :
- Visualiser l’évolution du prix de chaque matière première.
- Consulter l’historique d’un ingrédient précis (ex. : le beurre sur 3 mois).
- Être alerté lorsqu’un prix varie et voir l’impact sur ses marges.
Otami permet également de comparer l’évolution des prix entre deux périodes, uniquement à partir des données présentes sur les factures.
Cela donne une vision claire et objective : le boulanger n’a plus besoin de deviner ou de se fier à sa mémoire.
Autre avantage : la continuité comptable.
Les informations peuvent être exportées pour le cabinet, sans double traitement.
La comptabilité conserve sa logique, et l’atelier dispose enfin d’une lecture métier complète.
Ainsi, Otami ne remplace rien : il complète ce qui manquait.
L’artisan garde son autonomie, gagne du temps et retrouve une maîtrise chiffrée de ses achats.
💡 Pour aller plus loin : découvrez le guide complet du logiciel de gestion boulangerie-pâtisserie pour comprendre comment la centralisation des données s’intègre dans une stratégie globale de performance.
Cas d’usage concrets
Rien de mieux que des situations réelles pour comprendre l’intérêt de cette centralisation.
Cas 1 – Le beurre augmente, mais personne ne le voit venir
Un artisan consomme environ 50 kg de beurre par semaine.
Une hausse de 0,10 € par kilo représente 600 € de perte sur l’année, sans que personne ne s’en aperçoive.
Avec Otami, l’écart est détecté dès la facture concernée : une alerte automatique signale la variation.
Résultat : l’artisan peut contacter son fournisseur, comprendre la cause de la hausse ou l’anticiper dans son plan de production.
Cas 2 – Deux fournisseurs, deux dynamiques de prix
Une boulangerie travaille avec deux fournisseurs pour la poudre d’amande.
Sur trois mois, Otami identifie une variation moyenne de +3 % chez l’un, contre +0,5 % chez l’autre.
L’outil met en lumière la tendance la plus favorable.
L’artisan peut alors ajuster ses volumes, sans passer des heures à décortiquer ses factures.
Cas 3 – Une discussion commerciale fondée sur des données
Lors d’un rendez-vous fournisseur, l’artisan dispose désormais de chiffres précis : volumes annuels, évolution sur trois mois, nombre de variations.
La conversation devient factuelle, objective et apaisée.
Otami fournit la donnée, mais laisse la négociation à l’humain.
Les bénéfices pour l’artisan
En centralisant la lecture et l’analyse des factures, Otami apporte une nouvelle approche du pilotage achats : plus simple, plus claire et plus rentable.
Gain de temps d’analyse
Plus besoin de relire les factures ou d’entretenir un fichier Excel : tout est lu et classé automatiquement.
L’artisan garde la main sur ses données sans y passer du temps.
Visibilité sur les achats
Tous les documents (factures, devis, avoirs) sont regroupés dans un seul espace.
Chaque ingrédient dispose d’un historique de prix, consultable à tout moment.
Pouvoir de négociation renforcé
Les discussions avec les fournisseurs s’appuient sur des données concrètes.
Plus besoin de se fier à la mémoire : Otami fournit les chiffres, l’artisan garde la décision.
Sérénité et maîtrise
Avec une vision claire de ses prix et de leurs évolutions, le boulanger-pâtissier retrouve la confiance dans la gestion de ses marges.
Fini les mauvaises surprises : chaque variation est détectée et comprise.
Conclusion
La rentabilité d’une boulangerie-pâtisserie dépend souvent de détails invisibles : un centime par ci, un écart par là.
Centraliser et analyser les factures, c’est transformer ces détails en données exploitables.
Otami permet de centraliser, analyser et alerter automatiquement sur les variations de prix.
Une solution conçue pour les artisans qui veulent garder le contrôle sur leurs marges, sans se noyer dans les chiffres.
👉 Commencez dès maintenant à centraliser vos factures et suivre vos écarts de prix : vos marges vous diront merci.
Pour aller plus loin, découvrez le Guide complet du logiciel de gestion boulangerie-pâtisserie
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